Een volledig artikel die beschrijft hoe je de beste trouwfeest locatie vindt voor een super dansfeest! De juiste grootte, de juiste omgeving, centraal gelegen voor iedereen.. maar ook andere zaken zijn belangrijk, zoals is er niet teveel licht? Lees verder voor de volledige uiteenzetting…
Alweer, alles hangt af van wat je wil en wat jouw budget is. Sommige trouwkoppels verkiezen een sprookjeskasteel met een betoverende tuin. Anderen zien vooral de chique Romeinse feestzalen met in smoking opdienende obers wel zitten. Nog anderen houden het eerder op een trouwfuif met een barbecue of frietkraam voor de tent…
Alles kan en alles mag, in functie van jouw wensen en budget. Je zal ook wel snappen dat het frietkot meer budgetvriendelijk is dan een 5- sterren feestzaal, gevestigd in een kasteel gelegen aan de groene oevers van een jachthaven. De keuze is aan jou, jouw bankrekening en eventueel aan jouw sponsors.
Inhoudsopgave
Plaats
Klinkt voor de hand liggend dat de feestlocatie in de buurt ligt, waar jij woont en vooral waar de meeste genodigden zoals familie, collega’s en vrienden vandaan komen.
Je kunt uiteraard wel een beetje afwijken, maar overdrijf niet. Als het feest mijlen ver ligt van iedereen zijn huis, riskeer je dat de feestvierders vroegtijdig het feest zullen verlaten, omdat ze nog een flinke terugweg voor de boeg hebben.
Doe het zelf?: Feestzaal VS Parochiezaal
Ofwel kies je voor een plaats waar alles voor jou geregeld wordt, we denken dan vooral aan de typische mooie feestzalen waar ons land rijk aan is. Ofwel kies je om het heft in eigen handen te nemen en zelf een plaats om te toveren naar een sprookjeslocatie, waardig om in te trouwen.
In het eerste geval hoef je weinig zelf te doen aan de zaal zelf. Het personeel zorgt uiteraard voor de bediening, sfeerinrichting en opkuis van de zaal.
Als je besluit alles zelf te regelen en de plaatselijke parochiezaal onder handen te nemen, hebben we 3 woorden voor jou: “onderschat het niet”.
Om te beginnen zal de voorbereiding al een pak arbeidsintensiever zijn, want je moet uiteraard alles zelf regelen.
Bestellen van de drank bij de brouwer, het buffet bij de traiteur, zorgen dat er genoeg mankracht is om te bedienen… we vergeten nog zeker 3 miljoen andere taken.
Je kunt er ook een week blijven logeren om heel de zaal om te toveren naar een romantische en sfeervolle zaal. Geen kleine klus, want “romantisch” en “sfeervol” zijn nu niet onmiddellijk de 2 kernwoorden waaraan je spontaan denkt als je jouw plaatselijke parochiezaal voor de geest haalt.
Niet dat het onmogelijk is, want uit ervaring weten we dat er pareltjes kunnen uitkomen, maar kosten noch moeite zullen moeten gespaard worden. Misschien heb je op “jouw dag van jouw leven” daar even geen zin in…
Je zal ook een behoorlijk gevoel moeten hebben van decoratie, inrichting en sfeer. Je wil namelijk niet dat jouw trouwfeest doorgaat in een zaal die lijkt op de plaatselijke voetbalkantine met snel wat ballonnen omhoog geplakt.
Bedenk dat zo een romantische inrichting geen klein bedrag laat ophoesten. Denk maar aan dimbare sfeerverlichting, uplights, eventueel een constructie om de zaal te verkleinen, zwarte of witte doeken, bloemen, ballonnen, feesttafels, decoratie…
Voor je het weet zit je aan een hoog bedrag, vergelijkbaar met een standaard feestzaal die het allemaal voor jou regelt.
Vergeet ook niet dat na het feest, wanneer de DJ de installatie aan het inladen is, jij nog de hele zaal kunt opruimen en kuisen, want de volgende dag is er toevallig een kampioenschap vogelpiek in dezelfde zaal. Misschien niet direct de huwelijksnacht die je voor ogen had…
Let ook op dat na jouw boeking van de polyvalente (parochie)zaal je contact blijft houden met de uitbater. We hoorden al horrorverhalen over zalen die van uitbater wisselen en data die niet goed werden doorgegeven.
Als je plots 2 maand voor datum te horen krijgt dat de zaal dubbel geboekt is voor de plaatselijke vinken-zetting is dit op zijn minst vervelend. De kans dat een typische trouwfeest-feestzaal zo’n fout maakt, is veel kleiner; het is namelijk hun core business. Bij de plaatselijke kring of parochiezaal onder de kerktoren is dit anders.
We pleiten niet dat je het doe-het-zelf idee per sé moet vergeten en voor een standaard feestzaal moet kiezen, we vragen je wel er even goed over na te denken en goed de kosten te vergelijken, want zelf doen betekent niet per definitie “goedkoper”.
Een parochie-zaal? Dezelfde 3 woorden: onderschat het niet!
Van plan om toch alles zelf te doen? Bekijk zeker het artikel
Akoestiek
Let op de akoestiek van de zaal. Voornamelijk plaatsen met hoge plafonds, veel betonmuren of glas zijn vaak een probleem voor de klankkwaliteit. Grote stenen of glazen oppervlakten hebben de eigenschap op geluidsgolven terug te kaatsen, met een slechte badkamer-klank tot gevolg.
Vanzelfsprekend ga je meer last hebben met parochiezalen, grote hangaars op opslagplaatsen die omgetoverd worden tot feestlocatie. Een typische feestzaal zal doorgaans geen last hebben van mindere akoestiek.
De oplossing is eenvoudig. De grote stenen, betonnen of glazen muren moeten akoestisch gebroken worden, opdat het geluid geabsorbeerd wordt. Dit kan door het ophangen van grote stoffen doeken. Dit is geen eenvoudige klus. Er zijn bedrijven die deze doeken verhuren en die voor jou proper en professioneel komen plaatsen, maar er zal wel een stevig prijskaartje aan vasthangen.
Parkeerplaats
Iedereen gaat er anno 2020 vanuit dat je met de auto voor de deur kunt parkeren. Of dat wel of niet terecht is, is misschien eerder een ecologische/politieke discussie die niet in dit boek moet gevoerd worden.
En toch, jouw nonkel met zijn dikke BMW zal er worst aan hebben en het de normaalste zaak vinden dat hij een afgeborstelde parkeerplaats heeft, vlak voor de feestlocatie.
Iets om over na te denken als je een trouwlocatie uitkiest die in het centrum van een drukke stad ligt. Vergeet niet dat de leveranciers en de DJ, ook moeten parkeren. Zij moeten zeker voor de deur kunnen in en uitladen.
Installatie in de zaal aanwezig
Sommige zalen beschikken over een eigen installatie die wel of niet verplicht moet gebruikt worden. Als dit het geval is, zorg ervoor dat je exact weet welk merk en type er aanwezig is.
Vraag voor een technische fiche die je dan aan jouw potentiële DJ kunt overhandigen of laat de DJ contact opnemen met de zaal. Laat je niet afschrikken door de technische termen als je er niets van af weet.
Laat je ook niets wijsmaken met de woorden “het is professioneel”. Alles met meer dan 3 knoppen wordt al snel als professioneel bestempeld. Het zegt niets over kwaliteit, ouderdom of eventuele gebreken door slijtage.
Vraag uitdrukkelijk naar gebreken en defecten. Knoppen van een cd-speler waar een glas cola over is gemorst, zal niet meer werken zonder een kostelijke herstelling. Ook de veel voorkomende uitspraken dat er elke week een DJ op speelt, zegt totaal niets over dezelfde kwaliteit van de installatie. Het zegt helaas wel één en ander over hun vaste DJ.
Zoals gezegd, zorg dat je merk en type of zelfs liefst de technische fiche hebt en vraag advies bij iemand met kennis van zaken of jouw DJ zelf uiteraard.
Zorg eveneens dat je de installatie hoort. Vraag aan de zaaluitbater om even wat dansmuziek op te leggen. Zeker iets met een sterk aanwezige beat, want uiteindelijk ga je voornamelijk op dit soort muziek dansen.
Sommige feestzalen hebben de speakers in het plafond ingebouwd, wat op zich de verspreiding van het geluid in de zaal zeker ten goede komt. Vaak wordt vergeten dat om de dansen, er absoluut een vette bas of beat aanwezig moet zijn.
Zonder een subwoofer, wat op zich een zware luidspreker is die zo goed als altijd op de grond ergens zal staan, mis je de lage tonen en wordt de klank onaangenaam dun om op te dansen.
Veel feestzalen hebben een geluidsbegrenzer ingebouwd. Dit is een systeem die ervoor zorgt dat, wat de DJ ook doet, de muziek niet luider kan dan een ingesteld maximum volume. Dit om burengeruchten, geanimeerde politie-bezoeken en astronomische boetes te voorkomen.
Vooral feestzalen die gelegen zijn in een woongebied, zullen dit waarschijnlijk opleggen. Op zich uiteraard begrijpbaar, maar zorg dat het opgelegd maximum-volume niet te hard is dichtgeknepen.
Het is heus niet de bedoeling om iedereen pot-doof naar huis te spelen, maar een minimum aan volume is toch nodig om een aangenaam dansfeest en volle dansvloer te hebben.
Ik draaide op enkele feesten waar het geluidsniveau belachelijk laag was. Talloze mensen kwamen me vragen om “de boel wat luider te zetten!”, helaas moest ik iedereen teleurstellen toen ik zei dat alles al op het maximum stond.
Sommige feestzalen hebben alleen de versterking aanwezig, wel of niet met begrenzer. Het is dan aan de DJ om zijn eigen apparatuur (media / cd-spelers, mengtafel…) daarop aan te sluiten.
Zorg dat je dit ook vooraf weet, want het zal zeker een impact hebben op de prijs van de DJ. Ook hier zelfde verhaal: om alle onaangename verrassingen te vermijden, zorg dat je de aanwezige versterking vooraf gehoord en getest hebt.
Verlichting
Licht is spreekwoordelijk levensbelangrijk voor het welslagen van het feest. Vooral het ontbreken van licht.
Er is geen grotere spelbreker als een zaal, gevuld met gezellig TL-buislicht…
Maar ook andere lichtbronnen, zoals ingebouwde spotverlichting, noodverlichting, verlichting aan de bar, kaarsen… kunnen al snel voor veel te veel licht zorgen en het dansen fel ondermijnen!
Duisternis is jouw beste vriend. Helaas zijn er maar al te veel feestzalen die dit niet volledig snappen. Toegegeven, sfeerverlichting kan voor sfeer zorgen. Daarvoor heet het ook ‘sfeer’verlichting. Maar als er moet gedanst worden, overheerst het vaak teveel.
De lichtinstallatie die de DJ meesleurt, zou voldoende moeten zijn om te dansen. De genodigden moeten op de dansvloer staan, ze moeten niet hun krant lezen. Sommige DJ’s kunnen ook een volledige zaal uitlichten.
Je doet er goed aan om te informeren welke verlichting er beschikbaar is. Als je uitsluitend Tl-buizen ziet, bedenk dat wat je kan doen om daar gezelliger licht te krijgen en hoe je het teveel kunt doven.
Een praatje met de zaalverantwoordelijke kan al wonderen verrichten. je dus kunt noteren voor een aankomend gesprek met de DJ.
Plaats
Feesten en dansen op 2 vierkante meter is misschien niet zo praktisch. Ook de brandveiligheidsexpert zal er een woordje kunnen over zeggen.
Helaas is meestal het omgekeerde waar: een veel te grote zaal voor een beperkte groep zal ervoor zorgen dat er amper zal gedanst worden en de sfeer volledig zoek is.
Probeer je maar eens een gigantische concertzaal in te beelden waar 50 man aanwezig is. Succes aan diegene die er ambiance moet inkrijgen.
Je bent beter met een iets te kleine zaal, dan een veel te grote!
Dezelfde 50 man in een veel te nipt café en er wordt al gauw spreekwoordelijk op tafel gedanst. Denk na over de grootte van de feestzaal in functie van het aantal genodigden. Vermijd veel te grote zalen voor kleinere groepen.
Is de zaal toch nog te groot, kun je wel enkele trucs toepassen. De uitbater van de feestzaal zal het niet zo tof vinden dat je op eigen initiatief muren begint bij te metsen, maar je kan proberen om de zaal artificieel te verkleinen door gebruik te maken van mobiele wanden, doeken of tafels.
Bedenk dat teveel plaats zeker het dansen niet zal bevorderen.
De tuin
Niets is leuker om bij prachtig zomerweer de receptie in de tuin van de feestzaal te kunnen geven. Sommige feestzalen hebben een overdekte wintertuin voor, wanneer de Belgische zomer haar kat zou sturen. Alweer iets om over na te denken bij de selectie van de plaats.
Weinig feestzalen kunnen instaan voor muziek in de tuin. Sommige DJ’s kunnen een onafhankelijke installatie in de tuin plaatsen. Je kunt ook kiezen om een zomers klinkende band te laten spelen.
Zorg er in elk geval voor dat de DJ geen muziek staat te draaien binnen voor een lege zaal, terwijl de gasten allemaal 100 meter verder in de tuin staan bij een 30 graden zomers weertje… zonder muziek!
De zwoele zomernacht tijdens het dansfeest
Niets is zo aangenaam om ‘s avonds laat na een hels-warme dag buiten te vertoeven. Het is er ondertussen zalig koel geworden. Heel anders dan in die feestzaal binnen, waar de DJ voor een schroeiend hete, maar lege zaal staat te draaien.
Als je het ‘geluk’ hebt om een stralende, bloedhete dag te ontvangen op jouw trouwfeest, en de feestzaal beschikt over een gezellige en comfortabele tuin, weer er meer zeker van dat het dansen zeer traag op gang zal komen.
Mensen zijn met geen stokken binnen te krijgen als de zweetdruppels spontaan op hun rug ontstaan wanneer ze nog maar de zaal binnen wandelen.
Oplossing?
Moeilijk geval… Stradend en heet zomerweer is niet altijd een zege voor een ideaal dansfeest. Je kunt de genodigden niet verplichten om binnen te komen dansen.
Je kunt overwegen om de discobar buiten te plaatsen, maar dit moet zeker vooraf besproken worden met de DJ (of persoon die eigenaar is van de installatie) en uiteraard ook met de zaaluitbater.
Ga er niet zomaar van uit dat elke installatie snel naar buiten te verplaatsen is.
Je wil ook de installatie onder een dak hebben staan als opeens een spontaan onweder uitbreekt.
Een extra speaker in de tuin in eventueel een tussenoplossing. Maar alweer zelfde verhaal: bespreek dit eerst met de DJ; op de dag zelf is dit zeer waarschijnlijk te laat.
Uiteraard moet je ook denken aan geluidshinder. De toelating van de zaaluitbater is onvermijdbaar. Als hij al van tevoren weet dat bij de geringste pieptoon de azijn-plassende buurvrouw sowieso de politie belt, heeft het weinig zin om het dansfeest buiten te geven.
